ANALISIS POAC PADA PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT MENYURAT MENGGUNAKAN KARTU KENDALI
Keywords:
Kartu kendali, Administrasi Surat Menyurat, POAC, Manajemen KearsipanAbstract
Pengelolaan surat menyurat dalam organisasi modern sering kali menghadapi kendala inefisiensi akibat penggunaan sistem buku agenda konvesional yang statis dan beresiko tinngi terhadap kehilangan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis prosedur administrasi surat menyurat melalui penerapan sistem kartu kendali dengan menggunakan kerangka kerja manajemen POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling) yang dicetuskan oleh George R. Terry. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian pustaka(Library Research) dengan menyintesis literatur ilmiah, buku teks manajemen kearsipan, dan regulasi terkait. Hasil pembahasan menunjukan bahwa sistem kartu kendali menawarkan solusi kearsipan pola baru yang lebih dinamis dan terintegrasi melalui penggunaan lembar isian tiga warna (kuning, hijau, merah) untuk mengelompokkan sifat surat (penting, rahasia, biasa). Implementasi POAC dalam prosedur ini mencangkup penyusunan SOP (Planning), distribusi wewenang anatr petugas (Organizing), kepatuhan personel terhadap alur distribusi (Actuating), serta evaluasi sinkronisasi data untuk akuntabilitas (Controlling). Keuntungan utama penggunaan sistem ini meliputi efisiensi waktu, kemudahan pelacakan lokasi surat secara real-time, dan minimalisasi pencatatan berulang. Penelitian ini menyimpulkan bahwa integrasi manajemen yang terstruktur dengan sistem kartu kendali mampu menciptakan tata kelola administrasi yang trasparan, efektif dan profesional.
References
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. (Buku utama untuk referensi teknis kartu kendali dan pengelolaan surat).
Barthos, M. (2013). Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. (Membahas alur distribusi surat dalam organisasi).
Handayaningrat, S. (1996). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung. (Berguna untuk memperkuat landasan teori administrasi umum).
Sedarmayanti. (2015). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju. (Relevan untuk menganalisis efisiensi prosedur kartu kendali terhadap kinerja pegawai).
Silalahi, U. (2011). Asas-Asas Manajemen. Bandung: Refika Aditama. (Memberikan landasan teoretis yang kuat mengenai fungsi-fungsi POAC).
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2014). Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke Elektronik. Yogyakarta: Gava Media. (Menjelaskan perbandingan sistem kartu kendali dengan metode kearsipan lainnya).
Terry, G. R., & Rue, L. W. (2019). Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. (Sumber primer untuk teori Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling).
